ไฟล์ใบเสนอราคา รายการสั่งซื้อ และเอกสารงานอาจหายได้จากการลบผิด อุปกรณ์เสีย หรือเหตุโจมตีทางไซเบอร์ การเก็บทุกอย่างไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวจึงทำให้ธุรกิจพึ่งพาจุดเดียวมากเกินไป การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 เป็นหลักจัดเก็บสำเนาที่ช่วยกระจายความเสี่ยง แต่ต้องทำควบคู่กับการป้องกันข้อมูลและทดสอบกู้คืน ไม่ใช่เพียงคัดลอกไฟล์แล้วจบงาน
หลัก 3-2-1 หมายถึงอะไร
เลขสามหมายถึงมีข้อมูลรวมสามชุด ได้แก่ ต้นฉบับหนึ่งชุดและสำเนาสำรองอีกสองชุด เลขสองหมายถึงจัดเก็บบนสื่อหรือระบบจัดเก็บสองประเภท ส่วนเลขหนึ่งหมายถึงมีอย่างน้อยหนึ่งชุดอยู่นอกสถานที่หลัก แนวทางนี้ปรากฏใน คำแนะนำด้านการสำรองข้อมูลของ USPS โดยเน้นให้ทดสอบด้วยว่าสามารถนำข้อมูลกลับมาใช้ได้จริง
ตัวอย่างสำหรับสำนักงานขนาดเล็กคือ เก็บไฟล์ทำงานในเครื่องหลัก สำรองลงอุปกรณ์ภายนอก และมีสำเนาอีกชุดในบริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์
เริ่มจากข้อมูลที่ธุรกิจขาดไม่ได้
ทำรายการข้อมูลสำคัญก่อน เช่น ฐานข้อมูลลูกค้า เอกสารบัญชี รูปสินค้า และการตั้งค่าระบบ จากนั้นระบุผู้รับผิดชอบแต่ละรายการ พร้อมตอบคำถามว่าหากข้อมูลหาย ธุรกิจยอมสูญเสียงานย้อนหลังได้นานเท่าใด และต้องกลับมาใช้งานภายในเวลาเท่าใด คำตอบช่วยกำหนดความถี่ในการสำรองและวิธีกู้คืน โดยไม่จำเป็นต้องใช้แผนเดียวกันกับไฟล์ทุกชนิด
หากใช้ โปรแกรม ERP จัดการงานธุรกิจ ควรตรวจว่าบริการครอบคลุมการสำรองฐานข้อมูลและการกู้คืนส่วนใดบ้าง รวมถึงใครเป็นผู้ดำเนินการเมื่อเกิดปัญหา อย่าถือว่าการใช้ระบบออนไลน์หมายถึงทุกข้อมูลมีสำเนาที่เรียกคืนได้ตามต้องการเสมอไป
เพิ่มสำเนาออฟไลน์และแยกสิทธิ์เข้าถึง
สำเนานอกสถานที่ไม่ได้แปลว่าออฟไลน์ หากทุกชุดยังเข้าถึงได้ด้วยบัญชีเดียว การยึดบัญชีนั้นอาจกระทบสำเนาสำรองด้วย จึงควรจำกัดสิทธิ์ เปิดการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอนเมื่อรองรับ และเก็บอุปกรณ์สำรองบางชุดแบบตัดการเชื่อมต่อหลังทำงานเสร็จ แนวทางของ NCSC นิวซีแลนด์ เพิ่มสำเนาออฟไลน์ในแบบ 3-2-1-1 เพื่อช่วยแยกความเสี่ยงจากเครือข่าย
ทดสอบกู้คืนก่อนวันที่จำเป็นต้องใช้
เลือกไฟล์ตัวอย่างกู้คืนไปยังพื้นที่ทดสอบ ตรวจว่าเปิดอ่านได้และข้อมูลครบ หากเป็นระบบธุรกิจควรทดสอบการทำงานร่วมกับฐานข้อมูลด้วย บันทึกเวลาที่ใช้และปัญหาที่พบ พร้อมตรวจแจ้งเตือนงานสำรองล้มเหลวเป็นประจำ สำเนาที่รายงานว่าสำเร็จยังต้องผ่านการทดสอบใช้งาน ไม่ควรทดลองกู้คืนทับข้อมูลจริงโดยไม่มีแผน
ควรตรวจแผนสำรองทุกครั้งเมื่อเปลี่ยนระบบงาน
